计划计财处

关于学生代管费结算办法的解释

一、各二级学院、部门涉及的代管费项目

1、以前年度代管费结算：本年度之前涉及的所有年度代管费结算金额；

2、教务处：教材费、选修课书本费、实习手册费；

3、计财处：城镇居民医疗保险费；

4、后勤处：入学饭卡、体检费；

5、学生处：军训服装费；

6、各二级学院：

（1）为学生统一购买的专业服装费（如护士服、医生服、工装、西服等）；

（2）其他需要通过代管费结算的项目等。

二、代管费报送的时间及具体要求

1、报送时间：各级大专及五年制、班级于每学年结束后（六月份）按要求完成电子版和纸质版的代管费结算表，并及时传送至计财处；

2、教务处：每学期期末前报送落实到辅导员的教材费、选修课书本费的的汇总签字单纸质档。

3、计财处：每年春季学期提供当年的学生“城镇居民医疗保险费”明细。

4、后勤处：每年秋季新生报道后（10月份），以文件通知形式将新生入学饭卡、体检费标准报送计财处。

5、学生处：每年秋季新生报道后（10月份），以文件通知形式将新生军训服装费标准报送计财处。

6、各二级学院：辅导员按照《代管费明细填写表》附件的要求填写。

（1）饭卡、体检、军训服装费用项目根据后勤处、学生处报送标准（标准包含在填写表中）如实填写（此三项原则上每个学生均有，若未产生费用则标注0，并于备注列备注情况）。此三项，仅每年秋季学期新生年级填写报送；

（2）专业服装费，以二级学院实际领取情况如实填写，落实到学生。此项，原则上二级学院购买发放后应及时填写报送，可连同饭卡、体检、军训服装费等一起报送，如购买较晚，可单独报送（单独报送参照表三）。

（3）教材费、选修课书本费，根据开学领取教材情况如实填写，落实到学生。辅导员填写后需和教务处核对汇总金额，教务处教材管理老师需在辅导员填写的《代管费明细填写表》纸质档上签字确认。此项，原则上每学期期末前报送一次。

特别说明：代管费所有项目，辅导员填写时，必须以学号为唯一标识落实到具体的学生人头上，特别是教材费。

学生范围：在当前辅导员班上产生有以上费用的所有学生（包括：退学、休学、复学、转出、转进），未产生费用则填0，若已产生费用，请如实填写，并在备注中注明该生现在就读状态，均不删除学生记录。

辅导员填写后，由各二级学院汇总纸质档及电子档，以院系为单位统一报送计财处。（表样如下）

序号	学号	姓名	班级	饭卡	军训服	体检	专业服装	18秋教材费	19春教材费	辅导员	备注
1	201800001	小明	普通专科护理18-1	100	98	130	115	521.6		张三
2	201800006	小芳	普通专科护理18-1	100	0	130	115	521.6		张三	未参加军训
3	201800008	-	-	-	-	-	-	-		张三
			合计	-	-	-	-	-		-

7、《代管费明细填写表》（模板）通过OA发给各二级学院中层领导，中层领导转发辅导员，并派专人汇总。

8、报送要求：各二级学院、部门，统一按上述要求报送，纸质档（需部门领导签字并加盖部门公章）交计财处办公室B107，电子档发计财处刘理、程果OA。

特别提示：

二级学院最终上交的材料为：

(1)以辅导员为单位，汇总的纸质档。

（辅导员签字，教务处签字，院系签字盖章）

(2)以院为单位，汇总的电子档。

（电子档须与纸质档一致，院系汇总电子档仅发送不打印）

9、此项工作涉及人员多且关系学生切身利益，需各二级学院、部门高度重视，协作配合，安排专人负责（汇总）填写并报送数据。

三、代管费结算责任说明

各二级学院、部门应加强学生代管费的日常管理，派专人管理，辅导员在学生产生费用之后及时填写，落实到每个班级的每个学生，做好日常的数据收集，及时上报。并且辅导员老师有义务让每个学生清楚自己的代管费使用情况，以免造成代管费结算不准确，而带来不良影响。

各二级学院、部门必须在计财处规定的时间内将所负责的代管费项目的相关数据报送计财处。

因不按时报送代管费相关数据或报送代管费数据不及时、不准确，而对学生代管费结算造成影响或对学院造成经济损失及不良影响的，责任由代管费项目相应责任部门承担。

四、学生代管费结算补退的说明

各二级学院、部门应加强学生代管费的日常管理，派专人管理，辅导员在学生产生费用之后及时填写，落实到每个班级的每个学生，做好日常的数据收集，及时上报。并且辅导员老师有义务让每个学生清楚自己的代管费使用情况，以免造成代管费结算不准确，而带来不良影响。

各二级学院、部门必须在计财处规定的时间内将所负责的代管费项目的相关数据报送计财处。

1、补缴方式

计财处通过学费系统上传补缴金额，由辅导员通知学生在规定时间内缴清。代管费和学费住宿费一样与毕业证领取挂钩。

2、退还方式

原则上以班级为单位（附结算明细）退还给辅导员再由辅导员退给学生；若结算工作结束时学生已离校则以班级为单位收集学生银行卡号后分别退还。